Como explica la delegada de cultura y bibliotecas, Silvia Fernández, “en la actualidad, se mantiene la función principal del archivo que es la de custodiar, proteger y difundir el patrimonio documental del Ayuntamiento de la ciudad”.
Sin embargo, “la metodología está evolucionando y ese proceso se centra en la digitalización de cada documento y en la difusión a través de la red para ello se ha creado un portal corporativo financiado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional-Feder, dentro de la Estrategia de Desarrollo Urbano Sostenible e Integrado EDUSI de Mérida “Mérida Central” que en breve permitirá la consulta detallada de nuestros fondos on line y la visualización digital de esta valiosa documentación”.
El Archivo Histórico Municipal de Mérida, ubicado en el Centro Cultural Alcazaba, está formado por una documentación contenida en 3.628 legajos y 1.796 libros, con una cronología de 1327 al 1980.
La documentación más preciada por ser la más antigua, por su contenido histórico, su soporte en pergamino, el tamaño especial y las marcas de sellos de cera en algunos de los documentos, es la que está comprendida entre los años 1327 y 1508. Son cartas pueblas (de población) otorgadas por la autoridad real o las órdenes militares con la finalidad de atraer nuevos pobladores del norte de la Península para que repueblen los espacios vacíos de la cuenca del Guadiana.
Otra de la series más valiosas e importantes son los libros de actas capitulares; en ellos se recogen las decisiones y actuaciones del gobierno local cuando se reúnen en pleno para tratar los asuntos de la vida cotidiana de la ciudad. Esta serie está formada por un total de 117 libros con cronología entre 1503 a 1979. Está digitalizada en su totalidad.
Otras de las secciones destacables por sus características divulgativas es el Archivo Gráfico que está formado por las colecciones de fotografías, grabados, planos y mapas, carteles y programas de mano.
La colección de planos y mapas, está formada por un total de 104 unidades o la colección de carteles, formada por 1.131 unidades, la mayoría pertenecen a la segunda mitad del siglo XX de la que destacamos la cartelería en gran formato del Festival de Teatro Clásico (1957-2004).
Dentro del Archivo Municipal existe una serie de Fondos Privados que proceden de asociaciones o ciudadanos conscientes de la importancia que tiene la documentación de su propiedad y saben que es en el Archivo, formando parte de un conjunto, donde consigue su verdadero valor y es donde está mejor custodiada y dispuesta para su difusión.
En 2007 el Consejo Internacional de Archivos (ICA) decidió declarar el 9 de junio, Día Internacional de los archivos. Se crea ese día para informar a los ciudadanos de la importancia que tienen los archivos como parte del Patrimonio local ya que son una fuente de información única y original que sirve, en esencia, para conocer el pasado de forma fehaciente, para argumentar la defensa jurídica de los ciudadanos cuando buscan determinados derechos pues son testimonios de los actos y las decisiones del gobierno nacional, regional o local en el desarrollo de sus funciones y en todos los ámbitos de su actuación.
